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不要让招聘变成负担

http://xliudongqin.com.cn |2020-08-11 05:50:42

入互联网这行时间不长不短,恰巧大中小型公司都呆过,每段职业经历中有一个主题一直没绕过去,那就是招人。

漫漫招聘路

从第一家公司深圳腾讯开始,入职半年后服从组织安排去建设成都分部,成都无线团队从 3 个人成长到离开时的 15 人左右。一个互联网新兵就这样开始了招聘之路。

后来在豌豆荚,作为第 29 号员工,离开时整个公司已经过 300 人,其间有邮件记录的面试人数近 200 人。

再往后在猪八戒、AcFun,以及现在的 Amoby,因工作内容越来越广泛,需要负责组建团队、寻找各岗位关键角色。招聘逐渐成为了日常工作的一部分,其运作开始影响我整体的工作效率。于是不得不开始反思、总结如何提升这项工作的效率。

招聘痛点

初创团队面临的招聘压力会比大公司更大,对于实际参与招聘的团队负责人来说,痛点通常如下:

简历来源混乱,管理失控。

初创团队招聘往往进行得较为随意,朋友微信推荐、QQ推荐、邮箱推荐、纸质简历推荐;各类招聘网站后台下载的简历;内部员工口头推荐。

如果没有统一进行收集管理,经常会出现想找某人简历时,已经忘了是存在哪个工具里,或者压根就忘了这份简历。

更为恼火的是一觉醒来,已经忘了昨天收到的十几份简历哪些已经面过,哪些打过电话,哪些根本还没联系过。

低质量简历浪费大量时间筛选。

初创团队对人才比较饥渴,初期往往是广撒网试图收到足够多的简历供筛选。等到真正筛选时,却又对大量低质简历感到头疼。比如一看就是完全不相干的行业,或者没有工作经验却来应聘高级职位,又或者一看就是技术培训学校批量生产出的简历。初创团队把宝贵的初创期浪费在这种事上得不偿失。

现场面试耗费时间。

团队初创时往往没有形成固定的面试流程,经常是 CEO 一人或者两人把关,面得对眼就行了。其实团队早期,这样的招人方式挺好的,一个是团队内确实没有足够的面试官,另一方面也保证了招进来的人与团队文化能够融合。

可长时间在各种不靠谱的候选人上耗费几十分钟,累计起来也是不少的时间。同时你会发现候选者间有大量的重复问题,例如公司介绍、项目介绍、待遇福利、团队现状等。作为团队负责人,你应该关注候选者的能力及是否适应这个岗位,你最应该花时间的也应该是这件事。至于前面这些共性问题,应该有更节省时间的方案。

招聘流程跟进不足。

纵观整个招聘流程,和候选人相关的节点大致可分为「简历筛选」「电话联系」「现场面试」「offer跟进」「入职」。实际运行中,各个节点都可能跟漏,从而给候选人留下不好的印象,直接影响offer的接受率。

解决方案

我们从工具和团队两方面来看看如何化解以上这些难题。

工具支撑

国内已有不少做招聘管理的在线系统或者线下软件,我实际使用过三家,评测过五家,但在目前团队中均没采用。究其根本,是因为这些系统往往有一套自己成型的方法论和预设的招聘流程,如果公司不能完全跟着系统的流程走,就很难玩起来。因此这些系统的接入成本过高,不太适合不断变化的初创团队。

在实际工作中,我总结出一套利用团队协作工具 Teambition 进行招聘流程管理的方法。选用 Teambition 的最大原因是目前团队在其上进行日常研发的项目管理,大家比较熟悉。事实上我对 Teambition 在研发项目管理功能上颇有微词,还是更喜欢原来用的 Asana。但这并不妨碍用 Teambition 来运行招聘流程。

实际运作方法如下:

在团队当前的项目新建一个「招聘任务分组」

在这个分组下新建如下任务阶段:「待处理简历」「已电话联系」「已安排面试」「已面试」「面试通过待跟进」「已发offer」「已放弃」「已入职」

然后你就能得到如下视图:

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「待处理简历」

和团队内部约定好,所有内部推荐,直接到「招聘任务分组」里的「待处理简历」,给被推荐人创建一个新的任务卡片即可,简历也直接挂在该卡片下,通过标签来选择应聘职位。而 HR 从外部获取的简历,均按此标准添加任务卡片。这一步是整个流程最关键的一步,它将各种不同的接口、媒介统一录入进了一个工作平台,使得后续的流程运作有了基础。

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「已电话联系」

安排负责招聘的 HR 每天把「待处理简历」中的候选人都联系一次,进行初步摸底。如何与候选人进行初次沟通,后面讲到人员支撑的部分再讲。

电话联系后,如果能安排面试,则将候选人卡片拖动到「已安排面试」并将卡片的负责人改为面试官,并设定任务的到期时间为面试时间。

如电话联系后,发现与岗位完全不匹配,可直接移动到「已放弃」。如只是暂时无法确定面试时间,可继续放在「已电话联系」中,但需要把卡片到期时间设定为明天,这样明天来看任务看板时,就知道这个候选人还需要再联系。

同时,整个联系过程中与候选人聊到的一些关键点,应该记录在卡片中,给后面的面试官参考,也方便复盘。

「已安排面试」「已面试」

面试官只需关注自己今天有哪些面试任务即可,Teambition 会把今天且属于你的任务筛选出来。在这个候选人卡片上,你可以直接看到他的简历、HR 前期接触的情况。

面试结束后,将面试反馈写到该候选人卡片中去。同时根据面试情况将卡片移动到「已放弃」还是「面试通过待跟进」中去。

「面试通过待跟进」

HR 每天应关注此栏中的卡片,并主动联系他们进行 HR 面试或 Offer 商谈。如果谈妥,即可将卡片移动到「已发 Offer」。

这套流程建立之后,团队内部有了统一的招聘工作平台,所有信息均在这里流动,能节省大量的沟通和管理成本。

同时有了确定流程后,也约束好了团队中不同角色在这个流程中的责任。比如 HR 要负责每天清空「待处理简历」,面试官要负责填写面试反馈并移动卡片到下一个阶段,哪个环节断了,其他角色都能看到。这样确保了流程不会因为个人的遗忘或者懒惰而断掉。

人员支撑

人的精力是有限的。即使是这个团队中最具判断人才眼光的人,也没办法一个人把整个面试流程运转起来。最具效率的做法是让这样的人只负责判断候选人是否在核心能力上靠谱,适应正在招聘的这个岗位。而把其他常规流程尽可能分给团队去做。

下面我们就来看看如何利用团队力量来帮助招聘:

1. 简历筛选

每次接受或拒绝一份简历时,记得别忘了告诉 HR 为什么。是简历上哪一段经历让你感兴趣,还是某个技能团队目前特别急缺,或是哪一个点让你觉得不靠谱。请一定要把原始想法告诉 HR,只有这样,上进并聪明的 HR 才能从你的反馈中学习到对应岗位的简历该如何筛选,你的判断标准又是怎样。经过这一阶段后,可以由 HR 来进行简历初选,由他来告诉你为何一份简历可以通过或不能通过。等你们经过了这第二阶段,相信接下来你可以放心把简历筛选交给 HR 去执行了。

2. 与候选者初次接触

前文提到有大量的面试时间是耗费在与候选人的初次沟通上。事实上初次沟通中大量的常见疑惑,可以由 HR 代为解答。

初次接触,无非解决几个问题:

你是谁?了解清楚候选人的背景,以及当下的状况。

我们是谁?让候选人了解公司情况,岗位介绍。

我们有啥好的?展现公司牛逼的地方,吸引候选人主动参与到后续的面试环节。

对于「你是谁?」这个问题相对容易解,只要 HR 情商不要有太大问题,多半能获取到满意的信息。

而「我们是谁?」则需要核心管理者与 HR 协商好该如何介绍公司。岗位介绍需要团队负责人写好详细的 JD,不能要求 HR 去理解不同团队的「高级前端工程师」、「资深后端 JAVA 工程师」到底有啥不同的要求,工作内容具体又有什么。HR 一定是按照需求方的 JD 来给候选人描述的。

「我们有啥好的?」是最考验技术的环节。我见过挺多团队把初次接触交给 HR 去做,但该团队的 HR 根本没能力在第一个环节说服优秀的候选者对公司感兴趣,从而没法进入到面试环节,或者搞得面试环节很被动。

解决这个问题最好的方式就是旁听,让 HR 坐在你身边,听你给候选人打电话,看看你是怎么介绍公司,并成功调起候选人兴趣的。然后每次电话后都和 HR 总结本次通话的关键点,毕竟不同的人被打动的点是不同的。这样持续半个月,相信 HR 已经学习到日后该如何去宣传公司,以及面对不同类型的候选者该用怎样的话语去打动他们。

2. 专业面试接盘侠

有时候,作为团队负责人,往往是在某方面有所擅长,比如产品、设计、技术、运营。那么这条线的面试一开始肯定由你负责,并且说不定公司其他团队也会让你去帮忙面试。那么如何从这样的工作中解脱出来呢,你势必要培养合适的初试面试官。

关于如何培养面试官,相信大家能找到各种方法。从我的实践来看,有个很容易推行的方法是「确定公共问题;面试你的面试官」。

这个培养方法很简单,确定一到两个专业领域内的面试问题,这样可以在不同的面试者间建立一个平等的评价标准。同时在你与面试官探讨的过程中,也有了一个恒定的标杆,让他明白怎样的回答是有深度的回答,怎样的回答是跑题的。

另外,你还应该亲自再次「面试」一次你的面试官,用你自己日常的面试标准来进行。在这场「面试」结束后,和面试官谈谈你为什么会问之前的每一个问题,这些问题有的是为了摸清技术底细,有的是为了推进话题进展,有的是为了了解对方的稳定性。你需要给你的面试官建立一个「军火库」,让他能够在真正上场时,知道该用怎样的武器去取回想取得的结果。

3. 定期复盘

招聘的关键时期,每周应该召集 HR、面试官等复盘本周的招聘进展,从面试和流程跟进各方面去看看有啥问题。分析下最近 Offer 接受率如何,如果不好,其原因是?往往 HR 在跟进 Offer 中会陷入自有的视角,如果结合面试官与你的参与,能够更全面地从市场环境、业务发展各方面思考一个 Offer 为什么被拒,从而快速调整招聘策略。

最后希望优秀的人都能去到优秀的团队,彼此为彼此创造价值。

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